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働くママさん

あいさつ

働くママの電話対応のマナー

顔が見れない相手だからこそ気を付けないといけないポイントがたくさんあります。
顔が見えないだけに、電話対応は心配ですよね。会社の窓口となる大切なお仕事です。失礼のないようにマナーをチェックしていきましょう♪
電話対応する女性

[参考]電話対応する女性

対応の順序

①すぐに出る。
3回ベルが鳴るまでに出るのがビジネスマナーです。また、「もしもし」と出るのはNGです。

「○○株式会社でございます」と社名を名乗りましょう。もし、3回以上ベルが鳴り、電話に出るのが遅れた場合は「お待たせいたしました」と一言つけるのがマナーです。

②最初のあいさつ
相手が名乗ったら、「お世話になっております」とあいさつをしましょう。

③相手の用件を聞く
相手の用件によって判断が必要ですが、自分で対応できない時は、「担当の者に代わります」と伝えましょう。

④担当者に取り次ぐ
担当者を名指しで取り次ぎを頼まれた場合は「○○ですね、少々お待ちください」と伝えます。社内の人間なので呼び捨てにするのがマナーです。

離席中の場合
「○○はただいま席を外しておりますが、伝言を承りましょうか。それとも戻り次第、お電話を差し上げるよう申し伝えましょうか。」と尋ねます。

●伝言を承る場合
伝言を依頼された場合、内容を聞き、最後は、「私、○○が承りました。」と伝えましょう。しっかりとメモをとりましょうね!以下のようなメモ用紙を準備しておくと便利です♪



●担当者が電話をかけ直す場合
「改めて、○○からおかけ直しいたします。念のため、お電話番号を頂戴してもよろしいでしょうか。」と電話番号を聞き、心配な場合は、改めて会社名や名前などをきちんと聞いておきましょう。

⑤電話を切る
最後は「失礼いたします。」などのあいさつを交わし、相手が電話を切った後、静かに受話器を置きます。


 

記事の参考サイト

■All aboutビジネスマナー基礎編
■電話対応の受け答え
 
 
この記事を書いた人
ママテラス編集者
ママテラスクリエイター 好村シュンイチ
初めに教わることが多い電話対応です。一度初心に戻ってどうするんだっけと見直ししてみてください。ガチャッと受話器を置いてしまっていませんか?相手に『ガチャン』と音を鳴らさないように気遣いができていますか?
 
 
 
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